Cara Membuat Surat Keterangan PIP/BSM dengan Mail Merge Menggunakan Fasilitas MS Word 2007 dan MS Excel 2007

Salam Sejahtera – Selamat Malam sahat ku mudah-mudahan kita diberikan kesehatan wal’afiat, sobat minggu-minggu ini kita disibukan dengan pekerjaan “Agar secepatnya Mencairkan Dana PIP – BSM Tahun 2015, untuk tahap 1 sampai dengan Tahap 4” sedangkan begitu banyak berkas yang harus kita lengkapi untuk pencairan Dana tersebut, lagi-lagi Kita Harus membuat surat keterangan bahwa siswa tersebut adalah benar-benar siswa sekolah kita.

Bayangkan sobat jika sekolah kita yang mendapatkan BSM 100 Orang/Siswa (Bagaimana Kalau 200 Siswa, Gempor Kale Copy Paste Sampai 200 Page/Lembar ….. Heheeeee….!!). berarti kita harus membuat Surat Keterangan tersebut sebanyak 100 Lembar/Halaman/Page.

Untuk itu saya mengalami begitu Repotnya Untuk membuat Surat Keterangan tersebut jika Menggunakan Teknik Copy Paste Tiap-tiap halaman/Page, sehingga saya berfikir alangkah baiknya dan mudahnya jika Surat Keterangan tersebut dibuat dalam Bentuk Mailing perpaduan antara Ms. Word dengan Ms. Excel. à Kan datanya sudah ada Nama Siswa yang mendapatkan PIP-BSM 2015 Tinggal Kita Copy Paste saja Ke Excel untuk mempercepat Gampang Kan ….. )

Mail Merge merupakan fasilitas yag sudah disediakan di Microsoft Office yaitu menggunakan Microsoft Office Wodr dan Microsoft Office Excel keduanya bisa kita manfaatkan dalam satu pekerjaan yang saling berhubungan. Oke kita langsung jelaskan saja apa manfaat dari Mail Marger itu :

Fasilita Mail Merge bisa sangat besar manfaatnya, salah satu cotohnya ketika kita membuat Surat Keterangan dengan Nama, Tempat Tanggal Lahir, Nomor Induk Siswa Bahkan NISN, Nama Orang Tua, Virtual Account, Bahkan Kelas, yang berbeda dan harus di print, ya kalo hanya 5 atau sampe 10 mungkin masih bisa kita atasi walau dengan wajah cemberut... hehehe... akan tetapi ketika kita menghadapi perintah BIG BOS, sedangkan Data Siswa yang mendapatkan Dana Tersebut Lebih dari 50 Siswa harus di print dan jumlahnya 50 lembar lebih, wah gimana coba sobat banyangkan pasti krinting jari-jari ini ya khan.....

Nah sobat itu salah satu manfaat dari Fasilitas Mail Merge yang telah disediakan oleh Microsoft Office, sekarang mari kita bahas Cara Membuat Surat Keterangan PIP/BSM dengan Mail Merge Menggunakan Fasilitas MS Word 2007 dan MS Excel 2007.

Sebenarnya cuma ada 2 langkah yang perlu dilakukan:

1. Siapkan database di Ms. Excel (bikin file excel-nya, biasanya Nama, Tempat Tanggal Lahir, Nomor Induk Siswa Bahkan NISN, Nama Orang Tua, Virtual Account, dan Kelas atau dan lain-lain Dehlah……….. Hehe ….. yang mau ditampilkan di Surat Keterangan PIP-BSM).

2. Atur dokumen yang di Ms. Word buat baca data dari file exce tersebut lewat mail merge. (Nah….. Langkah ke-2 ini yang lumayan agak ribet, Bagi yang Ga Tau Menjalankan MS. Excel… Heeee ….)

Okey kita mulai saja sobat langkah demi langkah-ya ...

Pertama kita harus buata Databasenya dulu di Ms. Excel yaitu kita buat File Ms. Excel yang berisikan Nama, Tempat Tanggal Lahir, Nomor Induk Siswa Bahkan NISN, Nama Orang Tua, Virtual Account, dan Kelas atau dan lain-lain Dehlah yang kita butuhkan ketika kita buat Surat Keteranagan atau surat/data lainnya...

1. Buka dulu Ms.Excel

2. Buat disana kolom Nama, Tempat Tanggal Lahir, Nomor Induk Siswa Bahkan NISN, Nama Orang Tua, Virtual Account, dan Kelas pokonya dan sebagainya seperlu yang sobat butuhkan

Contoh Database yang Kita Simpan

Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya. Pokonya lihat Gambar seperti di atas sobat.

3. Rename nama sheet di bagian bawah. Mengapa di Rename …… ya sobat ….?? karena nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting mail merge di Ms. Word. Klik kanan pada Sheet1 → rename

Gambar : Rename Sheet1

4. Rename dengan nama terserah, misalnya kita kasih Nama DATABASE BSM.

Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada ms.excel biar nama baru tersebut tersimpan.

Beri nama terserah sobat.... semisal diberi nama "Database BSM" dan tekan Save. kalo bisa sobat buatkan Folder sendiri biar nanti ketika menyeting di Ms.Word kita tidak kebingungan atau agar lebih enak gak kecampur dengan fail lainnya..

5. Setelah semua diatas selesai... sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + S atau lewat menu – save.

6. Simpan dengan nama terserah, misalnya Database BSM

Okey kita udah memiliki Database BSM di Ms Excel selanjutnya kita tinggal membuat Desain Surat Keterangan yang dimaksud dan Mengatur Mail Merge di Ms. Word.

1. Seperti biasa, buka Ms Word

2. Bikin dulu desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan Nama, Tempat Tanggal Lahir, Nomor Induk Siswa Bahkan NISN, Nama Orang Tua, Virtual Account, dan Kelas kita kosongi dulu. Kan mau diisi secara otomatis. Seperti contoh saya dibawah ini:

Contoh Surat Keterangan (Wios Teu Sami Oge)

3. Oke, selanjutnya kita atur mail merge-nya. Klik menu Mailings – Step by Step Mail Merge Wizard

4. Akan keluar panel tambahan di bagian kanan Ms. Word kita. Seperti ini :

Langsung saja klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya.

5. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi.

6. Pada step ke-3 ini, klik tulisan Browse di panel kanan.... lalu pilih dokumen excel yang Pertama Kita Buat Tadi berisi dafta Nama, Tempat Tanggal Lair, dan sebaginya.

Memasukan Database

7. Nah, setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang udah kita rename tadi....... seperti di sini: DATABASE BSM, jangan lupa klik OK

8. Lagi-lagi muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama yang mau dipake dalam keadaan ter-centang. Setelah itu klik OK.

9. Setelah itu, pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat kita tadi. Kalau belum ada, berarti masih ada kesalah di proses sebelumnya, baca dan ulangi lagi ya sobat ...... !! Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4

10. Nah, sekarang kita akan menentukan di mana letak tulisan nama dan alamat itu nanti berada di dokumen Surat Keterangan kita.

Insert Field yang Kita Buat Tadi

11. Nah kalau berhasil, maka di belakang tulisan Bapak tadi akan ada tulisan <<NAMA>>. Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database tadi.

12. Selanjutnya, tempatkan kursor di belakang kata di, kemudian lakukan hal yang sama, masukkan field Tempat Tanggal Lahir ke bagian tersebut. Hasilnya nanti mustinya begini: <<Tempat_Tanggal_Lahir>> dan seterusnya caranya sama untuk Nomor Induk Siswa, Virtual Account dan Kelas.

13. Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah ya .... Tulisannya Next: Preview your letter... untuk melihat preview Surat Keterangan kita: Tetereeeeeeettt....

Perhatikan, tulisan <<Nama>>, <<Tempat_Tanggal_Lahir>>, <<Nomor_Induk_Siswa>> , <<Nama_Orang_Tua>> dan <<Virtual_Account>> yang tadi sekarang sudah berubah menjadi yang sesuai keinginan kita mulai awal tadi khan....

Lihat Hasilnya

Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan. Periksa satu-satu, barangkali ada yang terlewatkan.

Ingat Sobat Jangan lupa, save pekerjaan kita ini (Ctrl + S) dan tempatkan di satu bolder dengan file Database Ms Excel tadi agar tidak kebingungan Jika Kita Mau Copy Paste Data Buat BSM Tahap Selanjutnya.

Demikian Tutorial Cara Membuat Surat Keterangan PIP/BSM dengan Mail Merge Menggunakan Fasilitas MS Word 2007 dan MS Excel 2007 mudah-mudahan dapat dimengerti dan Mudah di pahami. Amin ....

Jika sobat masih ada yang harus ditanyakan bahkan belum bisa meng-Print nya dengan sekaligus silahkan masukan pertanyaan sobat pada Kotak komentar yang sudah di sediakan. Terimakasih

Lihat juga video tutorialnya di bawah ini: