Cara Membuat Surat Kelulusan Mail Merge Kolaborasi Microsoft Office Word dengan Excel

Info Guru malam ini akan memberikan sebuah tutorial yang menurut kami ini adalah sangat penting dalam pembuatan surat berantai maksudnya adalah satu surat untuk kepentingan banyak diantaranya Membuat Surat Kelulusan.

Bayangkan jika Surat Kelulusan ini kita buat sebanyak 100 siswa atau lebih, mungkin ini repot sekali, bisa-bisa pekerjaan kita dianggap oleh BIGBOS sangat lamban bahkan mon@ton, karena jika sebanyak 100 siswa kita buatkan Surat Kelulusan menggunakan manual atau membuat halaman sebanyak 100, maka apa yang akan terjadi .. ?? jelas-jelas akan repot.

Membuat Surat Kelulusan Mail Merge dengan Microsoft Office Word ini adalah hasil kolaborasi antara Microsoft Office Word dengan Microsoft Office Excel, sebenarnya menggunakan Office Word juga sudah bisa membuat surat berantai menggunakan Mail Merge, tetapi saya rasa hal tersebut tidak semudah menggunakan Mail Merge dengan Microsoft Office Excel.

Sebelumnya saya sudah pernah membahas Membuat Surat Berangkai (Mail Marge) Ms. Word 2007 bahkan tutorial tersebut saya lengkapi dengan Videonya.


Bagaimana Cara Membuat Surat Kelulusan Mail Merge dengan Microsoft Office Word ... ?? Nah inilah yang akan saya bahas. Ada beberapa hal yang harus sobat siapkan diantaranya :

1. Format Surat Kelulusan dibuat pada Microsoft Office Word dengan mengkosongkan Biodata-biodatanya yang akan disisipkan/dimasukan.

2. Daftar Biodata yang ditulis pada Microsoft Office Excel, seperti Nama Siswa, Tempat Tanggal Lahir, Nomor Peserta, Jurusan, bisa sobat tambahkan Nilai Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, Matematika, Uji Kompetensi. Pokonya silahkan sesuaikan saja.

Contoh Surat Kelulusan yang saya tampilkan nanti, menggunakan format Surat Kelulusan SMK yang sederhana tidak mencantumkan Nilai Ujian Nasional, tetapi jika sobat mau menyisipkannya silahkan buat sendiri.

Langkah-langkah Membuat Surat Kelulusan Mail Merge dengan Microsoft Office Word :

1. Silahkan sobat buat Format Surat Kelulusan pada Microsoft Office Word, sesuai dengan keinginan sobat, dibawah ini saya berikan contoh yang sederhana.

2. Jika sudah membuat Format Surat Kelulusan atau apa saja deh pada Microsoft Office Word, selanjutnya silahkan Save As surat tersebut, dengan File Name bebas sesuai dengan keinginan sobat.

3. Langkah selanjutnya kita akan membuat biodata siswa pada Microsoft Office Excel, seperti Nama Siswa, Tempat tanggal lahir, Nomor Peserta Ujian, dan Jurusan. Untuk lebih jelasnya seperti gambar dibawah :
Gambar Ilustrasi : Biodata Siswa
4. Silahkan Sobat Rename Sheet nya dengan cara Klik Mouse Kanan pada Keyboard dan silahkan berinama sesuai keinginan, saya berikan contoh "Database" seperti gambar dibawah ini :
Gambar Ilustrasi : Pembuatan Database
5. Jika langkah tersebut sudah selesai silahkan sobat SIMPAN Database tersebut, usahakan buatlah Folder khusus dan silahkan satukan dengan Surat yang tadi sobat buat, dengan tujuan supaya tidak kesulitan ketika akan mengeksekusinya/menjalankannya. Untuk Nama File bebas, disini saya memberikan File Name, Database Surat Kelulusan
Gambar Ilustrasi : Pembuatan Database
6. Sekarang sobat sudah mempunyai File Surat Kelulusan dengan Microsoft Office Word dan Database Surat Kelulusan

Apa yang harus saya lakukan lagi .. ?? 

Langkah Menjalankan Surat Kelulusan Mail Merge dengan Microsoft Office Word Kolaborasi dengan Ms. Office Excel :

1. Silahkan Buka kembali File Surat Kelulusan yang sudah sobat buat pada Microsoft Office Word sebelumnya. Masih Ingat kan...!!

2. Langkah selanjutnya silahkan Klik Menu Mailings --> Start Mail Merge --> Step by Step Mail Merge Wizard dan kemudian sobat akan disediakan Tampilan Mail Merge yang ada disebelah kanan Layar Komputer sobat Kemudian Klik Next Starting document . Untuk lebih jelasnya silahkan lihat gambar di bawah ini :
Gambar Ilustrasi : Memasukan Database 
Gambar Ilustrasi : Starting Dokumen
3. Langkah selanjutnya akan muncul lagi Dialog Mail Merge Step 2, Klik Next : Select recipients, kemudian silahkan sobat ambil / Masukan Database yang sudah kita buat sebelumnya.
Gambar Ilustrasi : Memasukan Database
4. Kemudian sobat akan disuguhkan peringatan Select Table yang pernah sobat buat melalui Rename sebelumnya pada sheet1 yaitu Database silahkan Klik OK. seperti tampilan dibawah ini :
Gambar Ilustrasi : Memilih Database 1
Gambar Ilustrasi : Memilih Database 2

5. Silahkan sobat sisipkan biodata siswa melalui Insert Merge Filed disana akan menampilakan Biodata siswa yang pernah kita buat pada Microsoft Office Excel. dan silahkan letakan kursor pada data yang sesuai. Lebih jelasnya silahkan lihat gambar dibawah ini :
Gambar Ilustrasi : Menyisipkan Field
Dan ingat jangan melakukan Enter untuk memindahkan kursor, tetapi silahkan gunakan Arah pada Keyboard untuk menyisipkan Field selanjutnya. Hasilnya akan seperti Gambar di bawah ini :
Gambar Ilustrasi : Hasil Isert Filed
6. Langkah selanjutnya silahkan KLIK Preview Results seperi gambar dibawah ini :
Gambar Ilustrasi : Hasil
Surat Kelulusan Mail Merge Kolaborasi Microsoft Office Word dengan Excel sudah siap sobat cetak. Tetapi dalam pencetakan bisa dilakukan Manual (Klik Office Button --> Print) atau Bisa menggunakan Finish & Merge --> Print Document, seperti Gambar dibawah ini :
Gambar Ilustrasi : Print Dokumen
Demikian Blog Info Guru tentang Tutorial Cara Membuat Surat Kelulusan Mail Merge Kolaborasi Microsoft Office Word dengan Excel yang bisa kami bagikan, mudah-mudahan bermanfaat dan mudah dipahami, jika ada pertanyaan jangan sungkan-sungkan silahkan masukan pada kotak komentar yang sudah disediakan. Terimakasih

Simak Contoh Video nya di Bawah ini :


Video tersebut saya buat untuk mempermudah mempelajari Pembuatan Surat Berantai dengan Menggunakan Kolaborasi Microsoft Word dan Microsoft Excel. Selamat Mencoba...!!


Advertisement
FOLLOW and JOIN to Get Update!

Social Media Widget SM Widgets




Demo Blog NJW V2 Updated at: 06:44:00

0 komentar:

Post a Comment